管理業務はどのように行っていますか？
管理業務はどのように行っていますか？
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多く管理組合は管理業務を管理会社に委託しています。
▼ 平成20年度マンション総合調査によると、
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管理業務の全てを委託(全部委託) ７４．９％
管理業務の一部を委託(部分委託) １３．１％
自主管理 ５．０％
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▼ 委託業務には下記があります。
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（１）事務管理業務
・基幹事務（会計・出納・建物維持管理の企画調整）
・基幹事務以外（総会・理事会運営補助、各種点検・検査の報告・届出・助言）
（２）管理員業務（受付業務、日常点検業務）
（３）清掃業務
（４）建物・設備管理業務
（特殊建築物法定検査、建築設備定期検査、給水・消防・ＥＶ等の設備
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マンション管理には専門知識や経験が求められ、また、仕事を持つ組合員が
大半である以上、管理会社を頼りにするのは自然な流れなのでしょうか。
管理会社との契約はどのようになっていますか？
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管理組合と管理会社の間には「管理委託契約」が成立しており、管理組合が
管理会社へ報酬を支払って管理業務を委託する形が一般的です。
管理会社は管理業務を代行している立場ですので、清掃や設備の保守点検などは
仕事の完成を目的として行われる「請負」と解されることから、管理委託に
関する両者の関係は「準委任（契約）」と「請負（契約）」が混合した契約と
なっています。
契約の内容は、管理委託契約書、重要事項説明書で確認することが出来ます。
修繕積立金はどうやって運用するの？
修繕積立金はどうやって運用するの？
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「銀行預金」「郵便貯金」「積立マンション保険」「国債」
「マンションすまい・る債」等があります。
管理費等は、適正に管理され、安全を第一として適正に運用される必要がある
ことはいうまでもありません。
管理組合の性格上、安全性及び流動性が最優先されるため、株式や先物取引等の
ハイリスク商品及び元本保証のない金融商品ではなく、元本保証の金融商品を
選択することが大原則といえるでしょう。
▼ 運用方法を決めるに当たって注意するポイント
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・元本保証が原則。（手数料も考慮）
・預け先金融機関の経営状態は健全か
・「銀行預金」「郵便貯金」は、補償は1金融機関1千万円まで。
・「国債」は、満期まで解約の必要がないように。
（途中で売ると元本割れする可能性あり）
・「積立マンション保険」は、破綻時100％でなく90％保証なので、保険会社
の経営状態もチェック。また、保険期間、保険金額は長期修繕計画を考慮して決定を。
・住宅金融公庫の「マンションすまい・る債」は申込み期間が限られており、
購入の条件があるので、早めに準備を。
・危機管理の意味で分散が必要だが、余り分散するとかえって目が届かなくなる
・修繕積立金の運用方法の決定は、総会決議事項。
・預け先が破綻しそうなときに、総会を経なくとも緊急対応できるよう、
ルールを明確に。
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修繕積立金の管理体制
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管理組合の役員が、総額約3千万円の住民から預かった管理費等を横領したと
の報道が以前にありましたが、このような不祥事を防ぐために管理組合として
どのようにすればよいでしょうか？
▼ 安全管理のためのチェックポイント
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・口座の名義人＝理事長は組合員か、交代の度に名義変更しているか。
・通帳、印鑑は常に別々に管理しているか。
・大きなお金が動くときに、確かに相手に入金になったか確認しているか。
・会計監査をきちんと行っているか。
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同じマンションに住んでいる仲間同士で、不正防止は言いにくい点もあるかと
思います。
しかしながら、今まで度々同様の事件が発生しているなかで、一人の人間に任せ
きりにせず、お金に関しては二重三重のチェック体制を作ることが重要です。
そしてまず「通帳と印鑑」は別々に保管されているかどうかを確認してください。
組合名義の口座から預金を引き出そうとした場合、組合名義の通帳と印鑑が
セットで手元になければ預金は引き出せません。つまり、通帳と印鑑を分別して
管理していれば、おのずと不正な引き出しは防げるのです。
口座が複数ある場合には数名の役員で分散管理すると効果的でしょう。
特定の役員が1人で保管し続けると、魔がさしてその役員が愚行に手を染める
心配があるからです。
管理費と修繕積立金の違いとは？負担はどうやって決めるの？
管理費と修繕積立金の違いとは？
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区分所有者(組合員)は、毎月管理費と修繕積立金を管理組合に支払わなければ
なりません。
「管理費」は管理組合の「管理費会計」に入り、規約で定められた
「管理費」の使途＝通常の管理（日常の管理）に要する経費に充当し、
「修繕積立金」（分譲当初に収めた「修繕積立基金」や、不足時に徴収される
「一時負担金」も含む。）は、管理組合の「修繕積立金会計」に入り、積み立て
られます。この2つは使用目的が異なっているのです。
▼ 管理費の具体的な使途には以下のようなものがあります。
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・共用部分設備の保守・管理費
・清掃費やゴミの処理費用
・管理員の人件費
・植木・植栽の管理費
・管理組合の運営費、備品費、事務用品費、通信費、その他の事務費
・共用部分の水道光熱費
・マンションの広報やイベントにかかる費用
・公租公課
・火災保険や損害賠償保険などの保険料
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修繕積立金は、将来的に必要となる修繕のための工事や、共用部分の改修工事、
建物の検査などに備えて積み立てられるものです。
マンションは必ず老朽化しますし、その時になって工事費用を集めても、多額の
費用の場合は集められないことも考えられます。
そのために前もって貯金をするわけです。
当然、その使用に関しては、管理組合の承認が必要になってきます。
管理費が足りないからといって、「修繕積立金」を安易に取り崩すことはできません。
管理費や修繕積立金の負担はどうやって決めるの？
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標準管理規約では、共用部分等の管理に必要な費用を、「管理費」と
「修繕積立金」に区分して、区分所有者の支払義務を定めています。
区分所有法１９条（共用部分の負担及び利益収取）
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各共有者は、規約に別段の定めがない限りその持分に応じて、共用部分の負担
に任じ、共用部分から生じる利益を収取する。
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特別の取り決めがなければ、共有持分割合＝床面積の割合で、その負担が決まります。
修繕積立金は、マンションの区分所有者でなくなっても返却はできません。
管理組合総会の準備
総会は管理組合の最高の意思決議機関です。
マンション内で生じる様々な問題を解決して行くためには、総会の円滑な運営
が必要となります。
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イ) 総会の開催準備
総会には、「通常総会」と「臨時総会」があります。
通常総会は、年1回開催され、管理組合運営における重要事項の意思決定を
行います。新しい会計年度が始まってから、管理規約に定められた期間内に
理事長が召集します。審議される事項には、次のようなものがあります。
1. 事業報告、収支決算の報告
2. 事業計画、収支予算の審議
3. 役員(理事、監事)の選任
4. その他の必要事項
臨時総会は、必要に応じて、理事会の決議があればいつでも招集することが
できます。
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ロ) 事業計画、収支予算の作成
管理組合の１年間の活動は、事業計画と収支予算にもとづいて行われます。
共用部分の維持管理と組合運営を適切に行うため、しっかりとした計画を立て
る必要があります。
1. マンションの諸施設の点検
2. 修繕の実施
3. 損害保険の契約
4. 管理組合の行事・・・等
事業計画や、前年度の予算執行状況から、収支予算を作成し、管理組合の活動
はこの収支予算の範囲内で実施します。
このようにして作成された事業計画および収支予算は、総会に諮り、決定します。
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ハ) 総会開催と議事録の作成
開催当日は次のような作業を行います。
1. 会場の設営
2. 出席者、議決権数の確認
3. 議事進行
4. 書記・・・等
● 総会議事録の作成
総会の議題、議事の経過と結果などを盛り込んだ議事録を作成します。
議事録には、理事長（議長）および議事録署名人数名の署名押印が必要となる
ため、理事長は各署名人に議事録を回覧し、押印をそろえます。
● 決定事項の手続
総会で決定された事項について手続や検討を行います。
● 総会議事録の保管
できあがった議事録は所定の場所（一般的には管理事務室）に保管し、利害関
係人から書面による請求があったときは閲覧させなければなりません。
また、必要に応じて議事録を各組合員に配付する場合もあります。
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ニ) 理事会の引継ぎ
理事会では、総会の決定事項や日常のトラブルなど様々な問題に対応しなけれ
ばならないため、任期中に完了できない問題も出てきます。
このような問題を継続して検討し、解決につなげるためには、理事会の引継ぎ
を確実に行うことが非常に重要です。
引継ぎが円滑に行われるようにするため、理事会が輪番制の場合などは、総会
開催前に次期の理事会役員候補者へ連絡をとり、次年度の計画について打ち合
わせておくことが望ましいでしょう。
管理組合は何をするの？管理組合を運営する理事とは？
管理組合は何をするの？
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管理組合というのは区分所有法に基づく団体で、区分所有者（マンションの
個別オーナー）全員で構成され、共有財産である共有部分の維持管理を行っています。
管理組合の役割は幅広く、大まかに言うと建物や敷地、さらには付属施設などを
管理して良好な状態に保ち、マンションの区分所有者の生活が円滑に送られる
よう維持すること。
しかし、マンションオーナーが管理組合を構成する以上、このような活動を
する時間がない、あるいはやりたくても知識やノウハウがないからできない、
という意見があった場合は総会や理事会などで基本的な方針だけを審議・決定し、
大部分の事務は管理会社に業務委託することになります。
具体的には、マンションの外壁の塗装が必要になったとして、管理組合では
それを行う時間も、ノウハウも技術もありません。ですから、総会や理事会で
「塗り替え工事を行いましょう」という基本方針だけ決定し、あとは管理会社に
「塗り替えを行うので業者の手配や日時の決定、あるいは金額の提示をして
ください」というように委託するわけです。
そうして管理会社からプランが上がってくればそれを審議・承認する。そうして
実際に塗装工事が行われればそれの最終確認を行います。
管理組合は、マンションの住民による自治をするための組織、と言えば分かり
やすいでしょう。
管理組合を運営する理事とは？
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マンションの管理組合は区分所有者である住民全員で構成され、その最高意思
決定機関である「総会」に基づいて、マンション内のあらゆる決議を行います。
しかし、何かを決める際に毎回全員が集まるというのも難しいので、総会では
管理組合を代表する理事を数名選出し、理事会を構成します。
総会で選出された理事および理事会は、総会の決議に基づき、管理組合の基本的な
運営方針などを検討し、決定します。
また、個々の理事は日々の生活の中で発生する様々な問題を持ち寄り、
各組合員（住民）の意見や要望を吸い上げ、理事会でそれらを発表し、検討します。
そうして理事会の中で方針やルールを決定したり、マナーを周知徹底したり、
組合相互の意見を調整することになるでしょう。
理事は問題を検討したり、決定を実現したり実行に移すために、理事会や総会を
定期的または不定期に開催します。
具体的な業務としては前述の業務のほか、マンションの修繕計画の作成・変更、
マンションの点検・チェック、マンション管理会社など業者との連絡・交渉・
契約、マンション管理規約案や使用細則案の作成、住民からのクレーム対応、
イベントの企画・実施などがあります。