議事録の作成
議事録の作成
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標準管理規約第49条では、総会の議事については、議長は、議事録を作成
しなければならない。
とあるように総会が終わったら、議事録を作成します。
開催日時、区分所有者総数、総議決権数、議題・議案の要領、報告事項の概要、
重要な質疑応答、採決の結果、賛否の区分所有者数、議決権数を記載し議長並び
に議長が指名する2名の出席者が署名・押印をします。
総会に出席ができなかった組合員が議事録を読んで、報告の概要や質疑応答の
やり取りがわかるように詳しく作成すると、管理組合内のコミュニケーション
がスムーズになるでしょう。
議事録の閲覧
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理事長は、総会議事録を保管し、組合員や利害関係人から書面による閲覧の
請求があったときは、マンション管理組合の総会議事録を閲覧させなければ
なりません。
この場合、総会議事録閲覧について、相当の日時、場所等を指定することが
できます。
また、議事録の保管場所を所定の掲示場所に掲示する必要があり、通常は管理
事務所の見えやすい位置に掲示している場合が多いようです。
※利害関係人とは、総会決議の拘束を当然に受ける賃借人等の専有部分の
占有者のほか、売買等によって区分所有権を取得しようとする者を言います。
議事録の保管期限
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区分所有法では、規約や総会議事録の保管を定めているものの、これらを
含む組合の保管期間については定めを置いてありません。
議事録の性質によって､永久に保管すべきものと、相当期間保管後に廃棄して
よいものとがあります｡
性質上廃棄して差し支えない議事録であっても､規約等で保管期間の定めが
ない場合は､10年程度保管することが望まれます｡
新たに、規約原本の作成をしないときなどは、いつ変更したのか根拠が不明に
なるため､規約原本の作成までは、必ず保管しておく必要があります。