管理組合の決算報告・総会
マンション管理組合では、毎年3月を決算月としているところが多くあります。
総会開催を会計年度終了から2ヶ月以内と定めている管理組合は
一定数あるなか、現状多くの管理組合は、日程の都合により3ヶ月以内に
通常総会を開催しています。
※ 例として事業年度が4月～3月、6月を通常総会に想定したスケジュール
・決算報告書の種類
自主管理マンションの決算報告書に多く目にするのは、金銭の出入りをお小遣い帳の
様に収支報告のみで貸借対照表がない場合です。
これは、単式簿記(現金主義)と言って帳簿の書き方がシンプルであるため、報告内容も
簡単なものとなり、手元の現金がいくら増えたか、減ったかがわかる仕組みです。
しかし、単式簿記(現金主義)は、基本的に現金の増減を把握して帳簿を作成するため、
現金や借金等の残高がわからないことや、収支が必ずしも正しい期間に計上されない等、
財政状態の把握が曖昧という問題点があります。
また、管理費等の収入を現金の入金時点で計上するため、納入していない管理費等に
未収金が発生しても、決算書のどこにも計上されません。
管理組合会計は、複式簿記(発生主義)で行うのが一般的で、管理費等の収入がどこの
預金口座に入金されたのか、現金で保有しているのか記録されることになります。
毎月の管理費等の収入は入金があった分だけではなく、入金がなかった分についても
未収金として計上します。
翌月分の管理費等を入金された場合は、前受金となり、貸借対照表にも計上されます。
管理費等収入は、その期に入金された収入だけでなく、未収金分の収入も含まれるため、
前受金や未収金を管理費等に振替える必要があり、貸借対照表に未収金として計上された
管理費等は支払が完了するまで残高が残りますので、決算書を見れば、滞納状況も把握
できるということです。
あるべき収入が計上され、納入されていない管理費等があるか、未収金の残高により
読み取ることが出来ます。
・区分管理をしていない
管理費会計と修繕積立金会計にわけて使い道をしっかり把握します。
毎月管理費等はマンションの建物等を管理するために集め、管理費等の収入を入金段階
から管理費会計と修繕積立金会計に区分し目的に分けて決算する必要があります。
共用設備の保守点検費、管理員人件費、組合運営、消耗品費等の経費は管理費会計に
充当します。
また、修繕積立金は計画的に行われる大規模修繕工事費や計画的修繕等、特別な費用を
修繕積立金会計に充当します。
日常的な維持管理のために必要となる管理費会計と将来必要となる修繕積立金会計に
別に確保しておくことが、財政状態を保つためには必要となります。
例えば管理組合の運営にあたり、管理費会計の支出が膨らんで修繕積立金を取り崩して
しまうようなことは、将来の大規模修繕工事や設備の取替が必要になった場合、どうやって
捻出するか大きな問題となってしまう危険性があるからです。
最後に、決算報告は管理組合に収めた管理費等がきちんと目的通りに使われたか、
今年一年に必要だった支出に対して充足していたのか不足していたのか、
現在の財産がどれだけあるのか、
修繕積立金は予定通り積み立てられているのか、
決められた通り管理費等を納入しているか等を、
知ることができる報告となり、
毎月の管理費等の支払いが目的通り正しく使われているか、
その結果が決算報告となり、
その報告を行うのが通常総会となるのです。
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有効にマンションを管理する方法とは
マンションを管理すると言っても、管理する場所は多種多様です。
建物保守管理や将来の修繕工事管理、管理組合運営管理、
なんと言っても一番重要なお金の管理。管理費の使い道など
資産価値管理等があげられます。
今まで管理組合が自主的に管理組合運営を行い居住者同士の交流が活発に行われ、
自分達で全てにおいて考えて行動を起こしてきた自主管理マンション。
清掃や点検、場合によっては劣化の進んでいる個所の修繕を行うため、居住者の肉体的・
精神的負担が大きくなったり、居住者の高齢化やライフスタイルの多様化によって、
分担した役割を各自がきちんと守れるか、という心配も考えられます。
ここでは、管理費を管理する方法（会計業務作業）についてご説明します。
管理費を管理するということは、大きな責任が伴われます。
お部屋の管理費の金額確認や入金確認、居住者同士の督促業務、会計担当者の交代等があると
日頃の集計作業が遅れがちになってしまう等、苦労が増えることでしょう。
もし、あなたが管理組合の仕事を分担し自分の役割が会計担当で、
急な病気で動けなくなったら・・・・
家族の都合で時間が取れなくなったら・・・・
パソコンが使えなかったら・・・・
役割自体もう我慢の限界になったら・・・・
細かい字が読めなくなったら・・・・
段々わからなくなってきたら・・・・
時間的・労力的の負担が大きくなり不安に思うことでしょう。
今までのように出来なくなり管理組合運営が心配になってきたら、
大変な部分だけでも負担軽減を考えてみませんか？
近藤リフレサービス株式会社では、毎月月次報告書を作成し、管理組合様の資産価値管理報告を
理事会宛に行っていますので、毎月、理事会がチェックすることで、トラブルを未然に
防いだり、いち早く対応することが可能となります。
近藤リフレサービス株式会社が会計業務作業を、代行することで、会計役割担当者の
業務負担を大幅に軽減することが可能となり、有効にマンションを管理する方法と
考えられるでしょう。
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自主管理の管理組合様、オンラインで相談できます
パソコン1台あれば簡単です。
オンラインで管理組合運営の無料相談ができます。
カメラ付きパソコンがあれば
アプリ不要で簡単接続、
招待メールをクリックするだけ。
自主管理から管理会社へ業務委託する理由は様々です。
- 決算書の作成に時間がかかる
- 管理費の未収督促がしづらい
- 現金の保管で責任が重く大変
- 管理に関する情報が欲しい
近藤リフレサービス株式会社では、こんなお悩みの管理組合様を応援しています。
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WEB会議で総会や理事会を開催することができます
新型コロナウイルスに関し国から緊急事態宣言が発令され解除された中、
通常総会を5月から6月に開催する管理組合が多く、通常総会開催は
どのように行えばいいか、問題の一つになっていることでしょう。
区分所有法第39条第3項では、「区分所有者は、規約又は集会の決議により、
前項の規定による書面による議決権の行使に代えて、電磁的方法によって
議決権を行使することができる。」とされており、集会に出席せずに、
電子メールやWEBサイトへの書き込み等電磁的方法を用いて議事権を行使する
ことができます。
一般的に、管理組合運営において管理規約の定めによるほか、別に細則を定める
ことができるとされており、あらかじめ管理規約や細則で定めることにより、
理事会においてWEB会議や電子メール等を用いて開催することは可能です。
しかしながら、管理規約や細則に管理組合運営等に係る特段の定めがない場合で
あっても、新型コロナウイルス感染拡大の予防という観点から、当面の間やむを得ず
管理規約に規定されていない手法による対応が求められる際には、区分所有者から
理解や了承が得られれば、そのような対応がなされても不適切ではないと考えられます。
いずれにしても、WEB会議や電子メール等を用いた総会や理事会を開催する場合、
これらを用いることができない組合員にたいして議事について質問の機会や確保、
書面等により意見の提出や議決権行使を認めるなどの配慮や通常の総会や理事会と同様、
管理規約や細則に則し議事録を作成することが必要となる点などに、ご留意ください。
WEB会議等を用いて中継を行うにあたって、動画配信を行うWEBサイト等に
アクセスするためのID及びパスワードを招集通知等と合わせて通知することが
考えられます。
近藤リフレサービスでは、緊急事態時以外においても、WEB会議を行っておりますので、
通常の理事会等で離れた場所から簡単に利用することが可能です。
※電磁的方式：
①インターネット等を通じて電子メールを送信する方法
②ウェブサイト（ホームページ）に情報を開示し、これを見読又はダウンロード
できるようにする方法
③当該情報を記録したDVD、ICカード等の記録媒体を交付する方法
なお、電話及びFAXは電磁的方法には含まれない。
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マンション管理は、どんなことをするの？
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《日 時》 ２０１９年９月２８日 土曜日 １３時 ～
《場 所》 コンコンパーク ２階にて
