利益相反についてご質問がありましたので、回答いたします。

 

 

【質問】

管理組合における利益相反取引とは、どのような場合が該当しますか？

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

【回答】

 

管理組合員や理事会役員及び、その親族が経営者若しくは

役職員である業者に発注しようとする場合には、その旨を

重要な事実として開示し承認を受けなければなりません。

 

 

※　管理組合と理事長との利益が相反する事項については、

監事又は理事長以外の理事が管理組合を代表する。

 

 

総会に関するご質問がありましたので、回答いたします。

 

【質問】

毎年、年に一度の通常総会を書面決議で行うことは可能ですか？

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

【回答】

 

総会に出席してくれる組合員の数が少なくても、実際に参集して意見を交わす形式で行うべきであり、

「マンションの管理の適正化に関する指針」において「日常的なトラブルの防止や防災減災、防犯などの

観点から重要なもの」とされていることからも、総会を開催する事が求められる姿であると考えられます。

 

 

 

 

 

 

 

 

相談事例

 

1.　大規模修繕工事の実施を控えて専門委員会の設置を検討しています。  専門委員会の設置は、理事会決議でできますか。

 

回答

専門委員会の設置は、管理に関する事項と考えられるので、本来は総会の決議（普通決議）が必要になります。
ただし、管理に関する事項は規約に別段の定めをすることができますので、規約に専門委員会の設置を理事会の決議事項と規定することは可能です。
なお、マンション標準管理規約では、専門委員会は理事会で設置することができると規定されています。
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2.　臨時総会で議長を務める予定であった副理事長が総会を欠席したため、審議に入ることなく流会になってしまいました。
再度総会を開催するにあたって臨時総会の議案に変更はありませんが、この場合でも改めて議案書及び出欠票等を配付しなければならないのでしょうか。

 

回答

改めて開催する臨時総会に前回の出席者が出席できるとは限りませんし、その逆もまた然りです。
議案書も再度使用する前提で配付したわけではなく、現時点で全員が保管しているとも限りません。
よって、再度の総会を開催する際は、改めて議案書及び出欠票等の配付を要すると考えます。

 

 

3.　総会で修繕積立金を戸当たり平均月額2,000円値上げすることを提案したところ、一部の出席者から強い反対意見があり議案の審議が進まなくなってしまいました。
そこで出席者から値上げ幅を下げてはどうかとの意見が出たため、値上げ幅を1,800円に修正して改めて承認を諮ったところ賛成多数で承認されました。
このような総会決議は有効でしょうか？

 

回答

総会では、あらかじめ通知した事項についてのみ、決議をすることができるとされています（区分所有法第37条第1項）ので、

本来であれば、議案上程している金額で理解が得られるよう説明し合意形成がなされるべきところですが、今回の場合、

修正された値上げ幅が上程している金額の範囲内ですし、1,800円になったことにより値上げの目的が達成できないという特段の事情もなさそうです。

そうだとすると、招集通知の内容から予見できる範囲の修正案といえますので、決議は有効であると考えます。 なお、修繕積立金の改定は、一般的には普通決議で実施できます。ただし、具体的な修繕積立金の額が規約に定められている場合は、規約の変更に当たり、特別決議が必要になりますので注意してください。

 

 

4.　通常総会で選任された理事により、総会終了後に互選により理事長、副理事長等を選出しましたが、転勤により理事長が転居（住戸を売却）することとなりました。この場合、副理事長が理事長に就任することで良いのでしょうか。 
なお、当マンションの規約は、現在のマンション標準管理規約に準じています。

 

回答

理事長の選任は、区分所有法第25条第１項では規約に別段の定めがない限り、集会の決議によって行うこととしています。標準管理規約の場合は、第35条に定めていますので、それに従うこととなります。
今回の場合、転居（住居を売却）により理事長は組合員としての地位を失い、理事長は不在となります。
理事長が不在の場合、標準管理規約では第39条に基づき、副理事長が、この間に理事長の職務を行うことはできます。しかし、この定めは、副理事長が自らの名前において業務を執行する為のものであり、副理事長が無条件で理事長に就任することが出来る規定ではありません。新理事長の選任は、改めて理事の互選で決定することとなります。
なお、規約で理事の人数を定めている場合は、今回の理事長の退任によって、役員の人数が不足することも考えられます。この場合は、臨時総会を開催し、補欠の理事の選任が必要となります。その場合は、新理事を含む理事の互選で新理事長を決定することとなります。
このような場合に備えて、管理規約に「役員が転出、死亡その他の事情により欠けた場合、補欠の役員を理事会の決議で選任することができる」と定めておくことも出来ます。

 

 

 

 

 

 

 

マンション管理業協会　参照

 

マンションの生活に関するQ&Aをご紹介します。
疑問に対して解決のヒントとなる一つの考え方を示したものであるため、類似する個別の事例には対応していません。
個別の事例に対処する場合は、弁護士等の専門家の見解を得ることをお勧めします。

 

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【Q】

エントランスの集合郵便ボックスの鍵が壊れた場合、管理組合の負担か個人の負担のどちらになるのでしょうか？

 

【A】

集合郵便ボックスは共用部分であっても、住戸のために供される設備であることから、一般的には、専用使用権が認められて使用している設備と解釈され、日常の使用によって壊れたのであれば、使用者負担とすることが通常です。一方、経年劣化により設備全体を改修する等は、管理組合の負担により行うこととなります。

 

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【Q】

ゴミ置き場のルールを守らない居住者がいます。管理組合としてできる対策を教えてください。

 

【A】

ゴミ置き場やエントランス、屋上、集会室などの共用部分のルールは、通常、管理規約や使用細則で使用方法・時間などの制限が定められています。理事会などで対応策を協議し、まずは、チラシや配布物でルールの徹底を行い、居住者の特定ができれば直接説明するなど行いましょう。

 

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【Q】

隣の居住者がベランダで鳥にエサを与えています。そのため、ベランダがフンで汚されてしまい、悩まされています。どうしたらよいのでしょうか？

 

【A】

マンションによってペット飼育の可否は管理規約や使用細則に記載がありますが、小鳥の飼育が認められている場合であっても、専有部分におけるペットの種類の制限や飼育方法などの記載であって、共用部分であるベランダにおいてペットの飼育は認められていません。理事会に相談し、そのような行為はしないよう注意喚起してもらいましょう。

 

マンションの生活に関するQ&Aをご紹介します。
疑問に対して解決のヒントとなる一つの考え方を示したものであるため、類似する個別の事例には対応していません。
個別の事例に対処する場合は、弁護士等の専門家の見解を得ることをお勧めします。

 

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【Q】
普通決議、特別決議とは何か教えてください。

 

【A】

区分所有法では、集会（総会）の決議は、原則として、普通決議は組合員および議決権の各過半数の賛成で、特別決議は組合員および議決権の各４分の３以上、また建物の建替えについては各５分の４以上の賛成によって可決するとしており、決議内容により、そのハードルを高く設定しています。

一般的に、普通決議事項で扱う議案は、収支決算報告や事業報告の承認、理事・監事の選任または解任、使用細則の制定・変更・廃止などです。

また、特別決議事項で扱う議案は、管理規約の設定・変更・廃止、管理組合法人の設立、共用部分等の変更、大規模滅失における建物の復旧などになります。

なお、標準管理規約では、普通決議事項は出席組合員の過半数で決することとしています。

 

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【Q】
理事会はどのようなときに開催すればよいのでしょうか？

 

【A】
理事会では、通常、収支決算（予算）案や事業報告（計画）案の作成、管理規約や使用細則、長期修繕計画の制定・変更・廃止に関する案の作成などを行います。

ときには居住者からの苦情への対応や組合員からの管理費の入金状況の確認が必要になる場合もあり、理事会の開催頻度はマンションの規模や議題の多さによります。

特に定めはありませんが、管理組合の中には、役員の出席率を高めて、理事会が不成立にならないよう、年間スケジュールで毎月や隔月などの開催日(第何週○曜日△時～)を決めているところもあります。

事業計画や予算執行状況の確認、日常発生する問題点や対策など、決定しなければならない議題があると思われますので、定期的に開催することをお勧めします。

 

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【Q】
理事会は誰が招集するのですか？

 

【A】
標準管理規約第52条では理事会は理事長が招集することとしています。

また、理事の一定数の請求があった場合にも理事長は速やかに理事会を招集しなければなりません。