WEB会議で総会や理事会を開催することができます
新型コロナウイルスに関し国から緊急事態宣言が発令され解除された中、
通常総会を5月から6月に開催する管理組合が多く、通常総会開催は
どのように行えばいいか、問題の一つになっていることでしょう。
区分所有法第39条第3項では、「区分所有者は、規約又は集会の決議により、
前項の規定による書面による議決権の行使に代えて、電磁的方法によって
議決権を行使することができる。」とされており、集会に出席せずに、
電子メールやWEBサイトへの書き込み等電磁的方法を用いて議事権を行使する
ことができます。
一般的に、管理組合運営において管理規約の定めによるほか、別に細則を定める
ことができるとされており、あらかじめ管理規約や細則で定めることにより、
理事会においてWEB会議や電子メール等を用いて開催することは可能です。
しかしながら、管理規約や細則に管理組合運営等に係る特段の定めがない場合で
あっても、新型コロナウイルス感染拡大の予防という観点から、当面の間やむを得ず
管理規約に規定されていない手法による対応が求められる際には、区分所有者から
理解や了承が得られれば、そのような対応がなされても不適切ではないと考えられます。
いずれにしても、WEB会議や電子メール等を用いた総会や理事会を開催する場合、
これらを用いることができない組合員にたいして議事について質問の機会や確保、
書面等により意見の提出や議決権行使を認めるなどの配慮や通常の総会や理事会と同様、
管理規約や細則に則し議事録を作成することが必要となる点などに、ご留意ください。
WEB会議等を用いて中継を行うにあたって、動画配信を行うWEBサイト等に
アクセスするためのID及びパスワードを招集通知等と合わせて通知することが
考えられます。
近藤リフレサービスでは、緊急事態時以外においても、WEB会議を行っておりますので、
通常の理事会等で離れた場所から簡単に利用することが可能です。
※電磁的方式：
①インターネット等を通じて電子メールを送信する方法
②ウェブサイト（ホームページ）に情報を開示し、これを見読又はダウンロード
できるようにする方法
③当該情報を記録したDVD、ICカード等の記録媒体を交付する方法
なお、電話及びFAXは電磁的方法には含まれない。
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理事会の出席は誰でもできますか？
役員ではない組合員が、理事会へ出席する事は出来ますか？
マンション標準管理規約第45条第1項に、理事会が総会出席を必要と認めた者を認めており、理事会においても、
総会の運営方式に準じ、理事会の判断で必要と認めた組合員の出席を認めても良いと思います。
なお、理事会に出席する組合員は、意見を述べるにとどまり、理事会の議決には参加できません。
また、トラブルの防止として規定を定める事が良いと思います。
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管理組合の利益相反取引について
利益相反についてご質問がありましたので、回答いたします。
【質問】
管理組合における利益相反取引とは、どのような場合が該当しますか？
【回答】
管理組合員や理事会役員及び、その親族が経営者若しくは
役職員である業者に発注しようとする場合には、その旨を
重要な事実として開示し承認を受けなければなりません。
※ 管理組合と理事長との利益が相反する事項については、
監事又は理事長以外の理事が管理組合を代表する。
マンションの通常総会に出席しましょう
総会に関するご質問がありましたので、回答いたします。
【質問】
毎年、年に一度の通常総会を書面決議で行うことは可能ですか？
【回答】
総会に出席してくれる組合員の数が少なくても、実際に参集して意見を交わす形式で行うべきであり、
「マンションの管理の適正化に関する指針」において「日常的なトラブルの防止や防災減災、防犯などの
観点から重要なもの」とされていることからも、総会を開催する事が求められる姿であると考えられます。
総会、理事会の決議等の事例
相談事例
1. 大規模修繕工事の実施を控えて専門委員会の設置を検討しています。 専門委員会の設置は、理事会決議でできますか。
回答
専門委員会の設置は、管理に関する事項と考えられるので、本来は総会の決議（普通決議）が必要になります。
ただし、管理に関する事項は規約に別段の定めをすることができますので、規約に専門委員会の設置を理事会の決議事項と規定することは可能です。
なお、マンション標準管理規約では、専門委員会は理事会で設置することができると規定されています。
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2. 臨時総会で議長を務める予定であった副理事長が総会を欠席したため、審議に入ることなく流会になってしまいました。
再度総会を開催するにあたって臨時総会の議案に変更はありませんが、この場合でも改めて議案書及び出欠票等を配付しなければならないのでしょうか。
回答
改めて開催する臨時総会に前回の出席者が出席できるとは限りませんし、その逆もまた然りです。
議案書も再度使用する前提で配付したわけではなく、現時点で全員が保管しているとも限りません。
よって、再度の総会を開催する際は、改めて議案書及び出欠票等の配付を要すると考えます。
3. 総会で修繕積立金を戸当たり平均月額2,000円値上げすることを提案したところ、一部の出席者から強い反対意見があり議案の審議が進まなくなってしまいました。
そこで出席者から値上げ幅を下げてはどうかとの意見が出たため、値上げ幅を1,800円に修正して改めて承認を諮ったところ賛成多数で承認されました。
このような総会決議は有効でしょうか？
回答
総会では、あらかじめ通知した事項についてのみ、決議をすることができるとされています（区分所有法第37条第1項）ので、
本来であれば、議案上程している金額で理解が得られるよう説明し合意形成がなされるべきところですが、今回の場合、
修正された値上げ幅が上程している金額の範囲内ですし、1,800円になったことにより値上げの目的が達成できないという特段の事情もなさそうです。
そうだとすると、招集通知の内容から予見できる範囲の修正案といえますので、決議は有効であると考えます。 なお、修繕積立金の改定は、一般的には普通決議で実施できます。ただし、具体的な修繕積立金の額が規約に定められている場合は、規約の変更に当たり、特別決議が必要になりますので注意してください。
4. 通常総会で選任された理事により、総会終了後に互選により理事長、副理事長等を選出しましたが、転勤により理事長が転居（住戸を売却）することとなりました。この場合、副理事長が理事長に就任することで良いのでしょうか。
なお、当マンションの規約は、現在のマンション標準管理規約に準じています。
回答
理事長の選任は、区分所有法第25条第１項では規約に別段の定めがない限り、集会の決議によって行うこととしています。標準管理規約の場合は、第35条に定めていますので、それに従うこととなります。
今回の場合、転居（住居を売却）により理事長は組合員としての地位を失い、理事長は不在となります。
理事長が不在の場合、標準管理規約では第39条に基づき、副理事長が、この間に理事長の職務を行うことはできます。しかし、この定めは、副理事長が自らの名前において業務を執行する為のものであり、副理事長が無条件で理事長に就任することが出来る規定ではありません。新理事長の選任は、改めて理事の互選で決定することとなります。
なお、規約で理事の人数を定めている場合は、今回の理事長の退任によって、役員の人数が不足することも考えられます。この場合は、臨時総会を開催し、補欠の理事の選任が必要となります。その場合は、新理事を含む理事の互選で新理事長を決定することとなります。
このような場合に備えて、管理規約に「役員が転出、死亡その他の事情により欠けた場合、補欠の役員を理事会の決議で選任することができる」と定めておくことも出来ます。
マンション管理業協会 参照